Tin Hữu Liên

BẢN TIN CUỐI TUẦN HLAC (28/05/2011)

 

1. 395 phần quà Quốc Tế Thiếu Nhi 1/6

Nhằm mang niềm vui đến cho con em CBCNV Cty CP Hữu Liên Á Châu nhân ngày Quốc Tế Thiếu Nhi 01/06, Ban Lãnh Đạo và Công Đoàn Công ty đã lên kế hoạch trao tặng 395 phần quà cho các em có độ tuổi từ 10 tuổi trở xuống vào ngày 31.5.2011 sắp tới. Được biết đây là hoạt động định kỳ hàng năm như một nét văn hóa thể hiện sự quan tâm, chia sẻ của Ban Lãnh Đạo Cty CP Hữu Liên Á Châu.


2.Kỹ năng mếm số 2 (tiếp theo kỳ trước): Chuyên nghiệp trong việc sử dụng email

Email là phương tiện liên lạc thông dụng và hữu hiệu nhất trong kinh doanh thời hiện đại. Chúng ta sử dụng Email để trao đổi thông tin, báo cáo, điều hành, bán hàng, khiếu nại và hàng tỷ việc khác. Trong thời buổi toàn cầu hóa, nhiều đối tác không hề gặp mặt mà làm ăn cách nhau nửa vòng trái đất. Do đó, việc sử dụng email một cách hữu hiệu là kỹ năng phải có đối với tất cả các nhân viên văn phòng thời hiện đại. Bạn đã sử dụng công cụ email một cách hiệu quả và chuyên nghiệp chưa, hãy kiểm chứng 9 nguyên tắc sau:


 1. Sử dụng email đúng dịp
- Hãy nhớ rằng, email không phải là phương tiện liên lạc cho mọi trường hợp. Hãy sử dụng email trong những trường hợp sau:
- Nội dung liên lạc cần được lưu lại
- Đối tượng liên lạc không tiện trao đổi qua điện thoại hoặc gặp mặt
- Nội dung trả lời không cần thiết phải tức thì    
- Nội dung email cần phải gửi cho nhiều người ở nhiều địa điểm khác nhau
- Nội dung không đòi hỏi việc tranh luận và trao đổi liên tiếp
2. Cài đặt email chuyên nghiệp

Để email của bạn được đón nhận tốt và có được sự tin tưởng từ cái nhìn đầu tiên, hãy cài đặt ngay:

- Background luôn luôn trắng, tuyệt đối không sử dụng background màu mè
- Chỉ dùng màu mực đen hoặc xanh đậm.
- Chỉ dùng những font chữ Unicode thông dụng như Arial, Time New Roman, Tahoma
- Không dùng chức năng tô đậm (bold) và viết chữ in (ABC) cho toàn bức thư.
- Luôn cài đặt phần chữ ký (signature) với đầy đủ tên, chức vụ, đơn vị công tác và thông tin liên lạc của bạn 

3. Quy luật chung cho nội dung email

Thông thường, người đọc email thường có xu hướng đọc rất nhanh và nhấn "reply” ngay khi họ thấy được vấn đề và muốn phản hồi. Điều này dễ dẫn đến việc người đọc bỏ sót thông tin. Do đó, nội dung email phải tuân theo những quy luật sau:

- Mỗi email chỉ viết về 1 vấn đề
- Không spam mail, hãy enter địa chỉ email của mỗi người 1 lần.
- Viết thật ngắn gọn, ngôn ngữ thật đơn giản, dễ hiểu
- Tuyệt đối không viết những ngôn ngữ @ hay sai chính tả như "2day I buy lunch 4 you”, "khách hàng là người iu thích kinh doanh” hay "muốn mở lớp muh hông có giáo viên”
- Cách hàng giữa các ý
- Sử dụng nhiều gạch đầu dòng(bullets point) hoặc số (numbering) nếu có thể
- Ở cuối thư, luôn ghi rõ bạn mong đợi điều gì ở người nhận
- Đọc lại một lần trước khi nhấn "send” để sửa lỗi (rất thường xảy ra vì chúng ta luôn có xu hướng đánh máy rất nhanh khi viết email)

4.
Viết Subject có ý nghĩa

Mỗi ngày nhân viên văn phòng nhận được rất nhiều email, do đó, việc viết subject của email rất quan trọng, nó là yếu tố quyết định email của bạn có được đọc hay không, được đọc trước hay sau và đọc kỹ hay không

Subject không được quá dài, nhưng phải đủ nghĩa và là tóm tắt cụ thể nhất cho chủ đề của nội dung email. Đối với các email bạn gửi cho nhiều hộp mail khác nhau (yahoo, gmail, hotmail), hoặc hộp mail có đuôi lạ, Subject nên giữ ở tình trạnh không dấu và không có các ký tự lạ để tránh trường hợp đối phương không đọc được


5. Trình bày rõ ràng

Cho dù email là phương tiện liên lạc không phải là trang trọng, chúng ta luôn phải trình bày rõ ràng để người nhận có thể hiểu rõ nội dung thông tin muốn chuyển tải. Một email tốt luôn được xây dựng trên 4 phần chính cho dù dài ngắn

- Chào: "Dear …” hoặc "Hi …”
- Nhắc đến vấn đề mà mình muốn trao đổi
- Đưa ra ý kiến hoặc đề nghị của mình
- Kết thúc thư bằng câu chào như "Regards” hoặc "Your faithfully”
- Nhất là khi email cho khách hàng hoặc cho nhóm đông người thì cần phải cẩn thận hơn với việc trình bày

6. Vai trò của bạn?

Bạn có thể gửi email cho người khác bằng cách điền địa chỉ email của họ vào 1 trong 3 phần: To, cc và Bcc. Tuy nhiên, mỗi phần phần này đều mang 1 ý nghĩa khác nhau, do đó, hãy cẩn thận khi điền địa chỉ email người nhận. Tương tự, hãy để ý xem địa chỉ email của mình nằm ở đâu khi nhận được email từ người khác

- To : email này gửi trực tiếp cho bạn, đương nhiên bạn đóng vai trò chính trong việc xử lý thông tin. Người gửi mong đợi phản hồi từ bạn
- Cc : Người gửi muốn bạn biết thông tin này. Tuy nhiên, bạn không cần thiết phải trả lời hoặc không cần thiết phải xử lý những vấn đề được nhắc tới trong nội dung email
- Bcc : Người gửi muốn bạn biết thông tin này một cách bí mật. Trong trường hợp bạn có muốn đóng góp ý kiến hay phản hồi, bạn cũng không nên click «Reply to all»


7. Trả lời nhanh
Hãy cố gắng trả lời ngay những email nhận được, điều này tỏ ra thiện chí của bạn. Nếu bạn quá bận, chưa thể xử lý ngay email được, có thể trả lời là :
«… Tôi đã nhận được email của bạn, nhưng chưa có thời gian xử lý, tôi sẽ phản hồi nhanh nhât có thể …» Hoặc chỉ đơn giản « Thanks »


8. Giữ các thông tin liên quan và trong cùng một đầu mối

Hãy cân nhắc khi tạo một email mới, khi bạn email về một vấn đề đã được khởi đầu, hãy email cho đối tác bằng các «Reply» hoặc «Reply to all» lại các thư trao đổi cũ. Nhờ vào việc này, các đối tác liên quan có thể tham khảo, xem lại các thông tin cũ và bức tranh của cuộc trao đổi được toàn diện hơn

Nếu bạn liên tiếp tạo các email mới, có thể bạn sẽ tiết kiệm chút thời gian nhưng người nhận sẽ rất khó khăn để tìm lại những thông tin cũ để xem quá trình làm việc của các bên đã đến đâu rồi. Nhất là với một người bận rộn và có nhiều email thì việc này là hoàn toàn không dễ dàng và thoải mái chút nào. Và một tâm trạng không thoải mái như vậy, chắc hẳn sẽ làm giảm nhiệt tình hợp tác của họ


9. Tỏ ra Tôn Trọng và Tự Trọng
Trước khi nhấn «Reply to all» thay vì «Reply», hãy cân nhắc.
Trước khi forward email của 1 người cho người khác, hãy hỏi ý của tác giả email đó. Nếu nội dung email yêu cầu bạn làm 1 điều mà bạn không thể, hoặc không đúng chức năng, bạn có thể forward cho người khác theo chức năng của họ để yêu cầu, đề nghị được thực hiện.
Những trường hợp sử dụng email như sau là TUYỆT ĐỐI CẤM KỴ tại Doanh Nghiệp
- Forward email của người/nhóm này cho người/nhóm khác với mục đích trêu trọc hay đùa bỡn, chỉ trích.
- Sử dụng email công ty để làm việc riêng, tán dóc.
- Sử dụng email công ty để bàn luận chính trị, nói xấu chế độ.
- Phát tán nội dung đồi trụy, bất hợp pháp
- Gửi những thông tin rất quan trọng và cơ mật
 

Hy vọng 9 nguyên tắc sử dụng email trên giúp bạn thoải mái, tự tin và thành công hơn trong công việc.

(Sưu tầm)

Các tin khác: