1. 395 phần quà Quốc Tế Thiếu Nhi 1/6
Nhằm mang niềm vui đến cho con em CBCNV Cty CP Hữu Liên Á Châu nhân ngày Quốc Tế Thiếu Nhi 01/06, Ban Lãnh Đạo và Công Đoàn Công ty đã lên kế hoạch trao tặng 395 phần quà cho các em có độ tuổi từ 10 tuổi trở xuống vào ngày 31.5.2011 sắp tới. Được biết đây là hoạt động định kỳ hàng năm như một nét văn hóa thể hiện sự quan tâm, chia sẻ của Ban Lãnh Đạo Cty CP Hữu Liên Á Châu.
2.Kỹ năng mếm số 2 (tiếp theo kỳ trước): Chuyên nghiệp trong việc sử dụng email
Email là phương tiện liên lạc thông dụng và hữu hiệu nhất trong kinh doanh thời hiện đại. Chúng ta sử dụng Email để trao đổi thông tin, báo cáo, điều hành, bán hàng, khiếu nại và hàng tỷ việc khác. Trong thời buổi toàn cầu hóa, nhiều đối tác không hề gặp mặt mà làm ăn cách nhau nửa vòng trái đất. Do đó, việc sử dụng email một cách hữu hiệu là kỹ năng phải có đối với tất cả các nhân viên văn phòng thời hiện đại. Bạn đã sử dụng công cụ email một cách hiệu quả và chuyên nghiệp chưa, hãy kiểm chứng 9 nguyên tắc sau:
1. Sử dụng email đúng dịp
Để email của bạn được đón nhận tốt và có được sự tin tưởng từ cái nhìn đầu tiên, hãy cài đặt ngay:
- Background luôn luôn trắng, tuyệt đối không sử dụng background màu mèThông thường, người đọc email thường có xu hướng đọc rất nhanh và nhấn "reply” ngay khi họ thấy được vấn đề và muốn phản hồi. Điều này dễ dẫn đến việc người đọc bỏ sót thông tin. Do đó, nội dung email phải tuân theo những quy luật sau:
- Mỗi email chỉ viết về 1 vấn đềMỗi ngày nhân viên văn phòng nhận được rất nhiều email, do đó, việc viết subject của email rất quan trọng, nó là yếu tố quyết định email của bạn có được đọc hay không, được đọc trước hay sau và đọc kỹ hay không
Subject không được quá dài, nhưng phải đủ nghĩa và là tóm tắt cụ thể nhất cho chủ đề của nội dung email. Đối với các email bạn gửi cho nhiều hộp mail khác nhau (yahoo, gmail, hotmail), hoặc hộp mail có đuôi lạ, Subject nên giữ ở tình trạnh không dấu và không có các ký tự lạ để tránh trường hợp đối phương không đọc được
5. Trình bày rõ ràng
Cho dù email là phương tiện liên lạc không phải là trang trọng, chúng ta luôn phải trình bày rõ ràng để người nhận có thể hiểu rõ nội dung thông tin muốn chuyển tải. Một email tốt luôn được xây dựng trên 4 phần chính cho dù dài ngắn
- Chào: "Dear …” hoặc "Hi …”Bạn có thể gửi email cho người khác bằng cách điền địa chỉ email của họ vào 1 trong 3 phần: To, cc và Bcc. Tuy nhiên, mỗi phần phần này đều mang 1 ý nghĩa khác nhau, do đó, hãy cẩn thận khi điền địa chỉ email người nhận. Tương tự, hãy để ý xem địa chỉ email của mình nằm ở đâu khi nhận được email từ người khác
- To : email này gửi trực tiếp cho bạn, đương nhiên bạn đóng vai trò chính trong việc xử lý thông tin. Người gửi mong đợi phản hồi từ bạnHãy cân nhắc khi tạo một email mới, khi bạn email về một vấn đề đã được khởi đầu, hãy email cho đối tác bằng các «Reply» hoặc «Reply to all» lại các thư trao đổi cũ. Nhờ vào việc này, các đối tác liên quan có thể tham khảo, xem lại các thông tin cũ và bức tranh của cuộc trao đổi được toàn diện hơn
Nếu bạn liên tiếp tạo các email mới, có thể bạn sẽ tiết kiệm chút thời gian nhưng người nhận sẽ rất khó khăn để tìm lại những thông tin cũ để xem quá trình làm việc của các bên đã đến đâu rồi. Nhất là với một người bận rộn và có nhiều email thì việc này là hoàn toàn không dễ dàng và thoải mái chút nào. Và một tâm trạng không thoải mái như vậy, chắc hẳn sẽ làm giảm nhiệt tình hợp tác của họ
Hy vọng 9 nguyên tắc sử dụng email trên giúp bạn thoải mái, tự tin và thành công hơn trong công việc.
(Sưu tầm)
2012 Copyright © Huu Lien Asian Corporation. All rights reserved.